会議室ご利用方法

会議室をご利用になるには、ご登録が必要です。

登録は以下の「予約開始日と利用可能な会議室」の表に基づき区分され、利用可能な会議室や予約開始日が異なります。

登録される方は、以下の3つの書類の提出が必要です。

  • 1 「利用登録申込書」(窓口またはこちらからダウンロードできます)
  • 2 「利用条件承諾書」(書式は1と同様に入手してください。)
  • 3 「登記簿謄本(法人の場合:3ヶ月以内のもの)」または「身分証明書(個人の場合:運転免許証など)」(いずれもコピーで可)

書類の提出方法は以下のとおりです。

  • 窓口で提出
  • FAXで送信(03-3233-1501)
  • 郵送

登録完了のご連絡

受付後、1~2日(土日祝は除く)かかります。あらかじめご了承ください。

登録完了後、FAXもしくはメールでお知らせいたします。

完了連絡が届いた時点からご予約いただけますが、オンラインによる予約は翌日からとなりますのでご注意ください。

所在地 区分 予約開始日 利用可能な会議室
千代田区内 中小企業・
公共団体・
個人
4ヶ月前
の同日
5F・
4F・
地下1F
大企業・
任意団体
4ヶ月前
の同日
地下1F
1ヶ月前
の同日
5F・
4F
千代田区外 中小企業・
公共団体
3ヶ月前
の同日
5F・
4F・
地下1F
大企業・
任意団体・
個人・
その他
3ヶ月前
の同日
地下1F

※中小企業・大企業は、中小企業の定義に基づき区分しています。

※個人・任意団体の場合は、代表者の住所にてお申し込みください。区内在勤、在学かどうかではありません。

※任意団体の場合は、資料等で確認をさせていただいてのご対応となります。ご希望にそえない場合もございますのでご了承ください。

予約方法

以下の3つの方法があります。

  • 1 電話予約 TEL 03-5259-8400(会議室専用) 【平日 10:00~17:00】
  • 2 コンシェルジュで受付【平日10:00~17:00】
  • 3 オンライン予約【24時間受付】

申込(予約)いただいた翌日(土日祝は除く)にFAX(ない方は、メール)で「会議室・ミーティングルーム予約確認書及びご請求書」をお送りいたします。

※オンライン予約の場合は、メールでお送りいたします。FAXご希望の方は、コンシェルジュまでご連絡ください。

※予約を間違えてしまった場合は、予約確認書が届いた当日17時までにご連絡をいただければ対応が可能です。それ以降の対応はできませんのでご注意ください。

予約確認書の内容は、必ずご確認ください。

 

お支払い

「予約確認書及びご請求書」がお手元に届いてから7日以内に利用料を確認の上、次の3つの方法のいずれかでお支払いください。

  • 1 銀行振込 「ご登録名」または「利用登録証NO」にてお振込みください。
    <振込先>三菱東京UFJ銀行 東京営業部 普通6974978 プラットフォームサービス
  • 2 現金(1F コンシェルジュにてお支払いください。)
  • 3 コンビニ支払い(オンライン予約をされた方に限ります。)★振り込み手数料は弊社にて負担いたします。

※1,3の場合、領収書の発行は致しません。※二重払いのないよう、ご注意ください。

5階会議室の大型予約について

  • 1.ご利用の条件:5階会議室504、505、506の3部屋を全て同じ時間帯で、且つ4時間以上利用される方※504~506以外の5階のお部屋もご利用になりたい場合は、ご相談下さい。※ご予約されて、利用料をお支払いいただいた後でも、やむを得ない事情により会議室のご利用ができなくなることがあることを承諾の上でお申込みください。
    例)公的行事、災害、施設保守等
  • 2.予約:利用日の1年前の同日より予約を受け付けます。
  • 3.予約方法:お電話のみの受付となります。
    会議室予約専用電話:03-5259-8400(平日10~17時)
    オンライン、メールでのご予約は受け付けておりません。ご注意ください。
  • 4.利用料:通常通り、予約後7日以内にお支払い下さい。予約を取り消される場合でも利用料及び付帯設備料は返金いたしません。
    尚、当初の予約日の4か月前まで、1回に限り日時の変更を受け付けます。それ以降の変更はできませんので、ご注意ください。
    なお、利用料は予告なく変更する場合がございますので、お申込の際とともにご利用時にも必ずご確認ください。
    料金変更によって、お支払い済みの利用料と、ご利用当日の利用料に差額がある場合は、当日に差額をお支払いください。

会議室のご利用について

会議室のご利用については、以下ご了承の上ご予約ください。

貸出について

当日は「会議室利用登録証」または「予約確認書」をコンシェルジュへご掲示ください。※初回の方は、必ず「予約確認書」をお持ちください。登録証をお渡しいたします。※予約時間からの貸出となります。時間前には入れませんのでご注意ください。準備の時間も含めて会議室をご予約ください。※「会議室利用登録証」または「予約確認書」のご掲示がないとお貸出できない場合がありますので、必ずお持ちください。

ご利用について

ご予約時間内に会議室のレイアウト変更をご自身で行い、ご利用後は標準レイアウトに戻してください。

返却について

終了間5分前にまでに鍵、備品などを返却してください。※鍵は、閉めてお返しください。※終了時間をすぎてご返却の場合、1時間分の料金が発生いたしますのでご注意ください。

利用可能日時

12/29~1/3・臨時休館日を除く全ての日※施設点検の為などの臨時休館日については、随時お知らせ致します。

ご利用可能な時間は、月曜~金曜:9:00~22:00、土曜・日曜・祝日:9:00~19:00。
※ご利用は、毎時00分より1時間単位となります。

キャンセルについて

キャンセルはできません。

予約を取り消す場合でも、会議室の利用料及び付帯設備料はご返金できませんのでご了承ください。

ご予約いただいた時点で利用料金が発生しますので、お支払期日前に予約取消をされても、その分の利用料金をお支払ください。予約取消分を含めて一部でも未払いがある利用者には、利用料金が支払われている予約であっても、ご利用をお断りします。期日までに、予約された全ての利用料金をお支払いください。

ご利用にならない場合は必ずご連絡下さい。

予約内容の変更

予約内容の変更については、当初の予約日の2週間前までにお電話で受付けます。利用料が増額となる場合は、変更した日より7日以内にお支払い下さい。減額の場合は返金致しません。変更は1回までとさせていただいております。また土日祝日は、変更手続きを行っておりませんので、前日までにご連絡ください。(2週間を切ってしまってからの連絡では、お受けできません)

予約の一部を変更することはできません。取られている予約すべての変更となります。
※時間・連結した部屋、備品を含めて一つの予約とみなさせていただいております。

予約を間違えてしまった場合は、予約を取られた日または予約確認書が届いた日の予約時間内に電話にてご連絡ください。翌日以降またはメールでのご連絡はご対応できませんのでご注意ください。

利用制限

利用を承認した後であっても、次の場合はその承諾及び利用登録を取り消すことがあります。

※利用開始後であっても、利用を中止していただきます。料金は返金いたしません。※利用登録取り消し後は、ご利用はできません。

  • 承認を得た目的以外で利用したとき。
  • 不正の手段により利用承認を受けたとき。
  • 他に転貸したとき。
  • ご予約いただいた時点で発生した利用料金全額が、期日までに納入されないとき。
  • 秩序、公安を害するおそれがあるとき。
  • 建物、施設、備品等を損傷するおそれがあるとき。
  • 利用承認条件承諾書にある会議室利用条件に違反するおそれがあるとき。
  • その他利用の中止、あるいは利用登録の取り消しが必要と判断されたとき。

その他注意事項

利用料をお支払い頂いた後であっても、やむを得ない事情により会議室の利用ができなくなることがあることを承諾の上お申込み下さい。施設側の事情で利用できなくなった場合については、お支払いいただいた利用料を全額お返しいたしますが、その他の補償には一切応じられません。

館内は禁煙です。喫煙の際は、指定された喫煙所をご利用ください。

敷地内には会議室利用者のための駐輪場・駐車場はございません。

利用料や利用方法などは、随時変更することがあります。

飲食物の持込(ペットボトルを除く)はご遠慮頂いております。会議室での飲食をご希望の方は、コンシェルジュまたはfune フネにご相談ください。

持込物・ゴミ等はすべてお持ち帰りいただきますようお願いします。

当会議室は、打ち合わせや講演会・セミナーの開催を目的としてご利用いただいております。それ以外の利用は、ご遠慮ください。特殊な用途でご利用の場合は、必ず事前にご相談ください。

館内LANを利用して大量のデータ通信を行わないで下さい。他の利用者の通信を妨害する行為となります。そうした通信が確認された場合、館内LANまたは会議室利用の停止、または利用登録の取消となります。(以後ご利用いただけません)

特殊な機材(電力が多く必要なものなど)のお持込みは、ご遠慮下さい。

会議室内ではなく、廊下等共用部に荷物・看板・受付等を置くことはできません。受付はご利用の会議室内に設置してください。

建物・施設・備品等を汚したり破損しないように注意して下さい。特に椅子・机等を移動させる場合には、引きずったり壁にぶつけたりしないようにご注意下さい。

BGM等をご利用になる場合は他の利用者の迷惑にならないように音量に注意して下さい。防音設備のある会議室はございません。発声練習や大きな音を出すセミナー等の利用はご遠慮ください。

施設内外にポスターや看板等を提示する時は、予め承諾を得て下さい。

ガスコンロ等下記の仕様は、禁止しております。

非常口の通路確保のため、非常口付近にものを置かないで下さい。

施設内において風紀を乱したり、利用を承認された部屋以外に立ち入ることは禁止されています。

会議室の天井・側壁・柱・床・ガラス・扉等に、画鋲・糊・針・針金・塗料・粘着テープ等で直接貼付することは禁止されています。

損害賠償及び免責

建物および備付物件を損傷または滅失した場合は、故意・過失にかかわらずその損害を賠償して頂きます。

万一盗難等の事故があった場合でも、弊社は一切その責任を免れるものとします。

停電など、施設が原因ではない事由により会議室の利用ができなかった場合、弊社は一切その責を免れるものとします。

その他

共用部では、他の方に迷惑がかからないようにして下さい。

利用料金・利用方法など、随時変更することがあります。